Les applications informatiques
À noter
Afin de faire fonctionner l'association avec un minimum de contrainte, nous avons développé nos propres applications informatiques.
Provisoirement, nous utilisons Excel avec des macros. Dans l’avenir, nous envisageons d’insérer ces fonctionnalités directement
dans le site et accessible uniquement par l’animateur.
Ces développements sont "très poussés" afin d'automatiser au maxiumum les différentes actions nécessaires à un bon suivi de
l'association.
Ces application évoluent régulièrement selon nos besoins
Nous restons à disposition de toutes personnes désirant une présentation complète d'une ou plusieurs de ces applications.
Cette application est utilisée pour le suivi individuel des Mamuzgiciens concernant leurs progressions et leurs présences et
pour la gestion des tours à notre disposition.
Tours
Il s'agit de gérer tous les tours disponibles pour les prestations.
-
Pour mise à jour
Permet le rajout, la modification ou la suppression d'un tour avec toutes les informations nécessaires :
durée, difficulté, description et matériel nécessaire.
-
Liste Spectacle
Fournit la liste complète des tours spectacles disponibles.
-
Liste Close Up
Fournit la liste complète des tours en Close Up disponibles.
Validation
Les mamuzgiciens doivent valider tous les 2 mois les tours afin d'en garder la maîtrise.
Lorqu'ils réalisent un tour en répétition ou en prestation on indique la date qui devient le point de départ de la validation.
Pour les mamuzgiciens, seuls les tours validés sont présentables lors des prestations.
Ce dispositif à pour but de garder une bonne qualité des prestations et d'avoir un suivi précis de chaque mamuzgicien.
- Individuelle
Permet, sur la fiche d'un mamuzgicien, de lister, de rajouter un tour et,surtout de valider en entrant une date.
On y indique aussi les tours qui ne sont plus valides ainsi que les nouveaux tours à travailler.
-
Spectacle pour tous
On visualise l'ensemble des tours "spectacle" de tous les mamuzgiciens avec leurs statuts.
Il est indiqué aussi, pour chaque tour, le nombre de mamuzgicien en capacité de le faire lors d'une prestation.
On a la possibilité d'agir sur les dates et les statuts des tours.
-
Proximagie pour tous
On visualise l'ensemble des tours "Close Up" de tous les mamuzgiciens avec leurs statuts.
Il est indiqué aussi, pour chaque tour, le nombre de mamuzgicien en capacité de le faire lors d'une prestation.
On a la possibilité d'agir sur les dates et les statuts des tours.
Mamuzgiciens
Il s'agit de gérer les mamuzgiciens.
-
pour mise à jour
Permet de rajouter, modifier ou supprimer un mamuzgicien.
On y indique le nom, prénom, pseudo et adresse mél.
Dès qu'il y a une intervention sur un mamuzgicien cela agit sur toutes les parties de l'application.
-
Présence au local
Dès qu'un mamuzgicien passe par le local de l'école de magie, on enregistre la durée de sa venue.
Ainsi, nous sommes en capacité de faire resortir des statistiques sur l'utilisation du local, sur la fréquence des
venues du mamuzgicien, etc...
-
Les cagnottes
Chaque mamuzgicien possède une cagnotte. en savoir +
Cette partie nous permet de faire la mise à jour que ce soit en plus ou en moins.
On y trouve tous les mouvements depuis l'origine avec les dates et le libellé des mouvements.
Cette application est utilisée afin de préparer les prestations
Fiche Organisation
Récolte tous les renseignements du demandeur, les mamuzgiciens présents, le tarif demandé, les versements
sur les cagnottes des participants et la description de la prestation.
Devis
Le devis se créé automatiquement d'après la fiche de renseignements.
Facture avance
Il est toujours demandé une avance pour bloquer la date de la prestation.
La facture avance se créé automatiquement d'après le devis.
Facture
La facture se créé automatiquement d'après le devis.
Choix des tours
En appuyant sur le bouton vert, il y a récupération de tous les tours validés pour chaque mamuzgicien.
En fonction des mamuzgiciens présents et choisis, on établi les différents tours qui seront réalisés.
Il en ressort le descriptif complet du spectacle avec :
- Ordre des tours
- Qui les faits
- Estimation des durées avec le total de tout le spectacle
- Matériel à enmener pour chaque tours
Cette application est à disposition des mamuzgiciens qui désirent suivre l’ensemble de leur matériel.
Pour l’association, le suivi du matériel se fait directement sur ce site.
Lorsque nous décidons d'organiser nous-même notre grand spectacle, la billeterie se fait sur le site HelloAsso mais celui-ci ne gère
pas les emplacements dans la salle.
Donc nous avons créé cette application pour récupérer la liste des réservations du site. Ainsi le possesseur d'un billet
nous contacte et on convient avec lui de sa place dans la salle.
L'image des emplacements et des réservation est basculée ensuite sur notre site
pour voir
Cette application est la première à avoir été développé même si elle a beaucoup évolué durant toutes ces années.
Ce qui fait que nous possédons les comptabilités sous cette forme depuis la création de l'école de magie.
Elle nous permet d'avoir une connaissance exacte au jour le jour de notre trésorerie.
Partie Gauche : Bilans subv.Le Mans et CAF
Permet de ressortir automatiquement des Bilans comptables aux formats exigés par ces organismes à une certaine époque.
Partie centrale
On bascule sur les bilans comptables et documents comme indiqué dans les titres
À noter que nous avons les bilans années civiles précédents, les outils sur la saison en cours, et le prévisionnel année civile suivante.
Partie droite
On retrouve diverses indications sur la situation à ce jour.
- Cagnottes
Reprend les informations contenu l'application "Gestion des mamuzgiciens".
-
Échéancier
Nous permet de "bloquer" une année de charges fixes (assurance, locations salle, etc... mais aussi la trésorerie pour de
grands projet.
Le basculement des dépenses périodiques se font automatiquement dans la comptabilité selon la date d'ouverture de
l'application.
-
État de la trésorerie et des différents comptes
En plus des montants à temps réel, en cliquant sur les boutons, on peut faire le pointage à réception des relevés bancaires
de chaque compte.
On retrouve le montant de la caisse relai (voir ci-dessous) après le basculement dans la compta. Un pointage des factures
est prévu avant basculement définitif.
partie basse et centrale
En cliquant sur le personnage avec la loupe on peut rechercher une écriture par le montant, une partie du libellé, le compte ou la date
Une zone en jaune est prévue comme pense-bête
Afin d'éviter de demander des liquidités pour des petites dépenses, le Président possède une caisse appelé "Caisse Relai".
Cette application permet le suivi de cette caisse.
En cliquant sur le personnage dans le @, le fichier est envoyé automatiquement à le trésorier ou la trésorière par mél. À charge de faire parvenir
les justificatifs correspondant.
Le trésorier ou La trésorière placera le fichier reçu dans le même répertoire que l'application "Comptabilité" et, à l’ouverture, le fichier sera
absorbé par la comptabilité.
Il ne restera plus qu'à le pointer pour que les écritures soient pris en considération. Le fond de caisse est ensuite réajusté.
