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Les applications informatiques

Afin de faire fonctionner l'association avec un minimum de contrainte, nous avons développé nos propres applications informatiques.
Pour cela nous avons utilisé Excel avec des macros.
Ces développements sont "très poussés" afin d'automatiser au maxiumum les différentes actions nécessaires à un bon suivi de l'association.
Ces application évoluent régulièrement selon nos besoins

Nous restons à disposition de toutes personnes désirant une présentation complète d'une ou plusieurs de ces applications.

Gestion des mamuzgiciens

Cette application est utilisée pour le suivi individuel des Mamuzgiciens concernant leurs progressions et leurs présences et pour la gestion des tours à notre disposition.

Tours

Il s'agit de gérer tous les tours disponibles pour les prestations.

Validation

Les mamuzgiciens doivent valider tous les 2 mois les tours afin d'en garder la maîtrise.
Lorqu'ils réalisent un tour en répétition ou en prestation on indique la date qui devient le point de départ de la validation.
Pour les mamuzgiciens, seuls les tours validés sont présentables lors des prestations.
Ce dispositif à pour but de garder une bonne qualité des prestations et d'avoir un suivi précis de chaque mamuzgicien.

Mamuzgiciens

Il s'agit de gérer les mamuzgiciens.

Organisation des prestations

Cette application est utilisée afin de préparer les prestations

Fiche Organisation

Récolte tous les renseignements du demandeur, les mamuzgiciens présents, le tarif demandé, les versements sur les cagnottes des participants et la description de la prestation.

Devis

Le devis se créé automatiquement d'après la fiche de renseignements.

Facture avance

Il est toujours demandé une avance pour bloquer la date de la prestation.
La facture avance se créé automatiquement d'après le devis.

Facture

La facture se créé automatiquement d'après le devis.

Choix des tours

En appuyant sur le bouton vert, il y a récupération de tous les tours validés pour chaque mamuzgicien.
En fonction des mamuzgiciens présents et choisis, on établi les différents tours qui seront réalisés.
Il en ressort le descriptif complet du spectacle avec :

Inventaire

Cette application a pour objectif de lister tout le matériel de l'association.
Cela concerne les tours de magie, le matériel de rangement, les meubles, les outils, etc... en résumé... tout !
Chaque matériel est classé par catégorie avec des liens image/vidéo/notice.
Il est indiqué aussi, au moment de l'inventaire, le lieu de rangement.
On y trouvera aussi la date d'acquisition, la valeur d'achat, la valeur neuf, lieu d'acquisition et la date de l'inventaire.
Toutes ces indications selon le type de matériel et selon les informations que l'on dispose.

Réservation spectacle

Tous les 2 ans, nous organisons notre grand spectacle. La billetterie se fait sur le site HelloAsso mais celui-ci ne gère pas les emplacements dans la salle.
Donc nous avons créé cette application pour récupérer la liste des réservations du site. Ainsi le possesseur d'un billet nous contacte et on convient avec lui de sa place dans la salle.
L'image des emplacements et des réservation est basculée ensuite sur notre site pour voir

Comptabilité

Cette application est la première à avoir été développé même si elle a beaucoup évolué durant toutes ces années.
Ce qui fait que nous possédons les comptabilités sous cette forme depuis la création de l'école de magie.
Elle nous permet d'avoir une connaissance exacte au jour le jour de notre trésorerie.

Partie Gauche : Bilans subv.Le Mans et CAF

Permet de ressortir automatiquement des Bilans comptables aux formats exigés par ces organismes à une certaine époque.

Partie centrale

On bascule sur les bilans comptables et documents comme indiqué dans les titres
À noter que nous avons les bilans années civiles précédents, les outils sur la saison en cours, et le prévisionnel année civile suivante.

Partie droite

On retrouve diverses indications sur la situation à ce jour.

partie basse et centrale

En cliquant sur le personnage avec la loupe on peut rechercher une écriture par le montant, une partie du libellé, le compte ou la date
Une zone en jaune est prévue comme pense-bête

Caisse Relai

Afin d'éviter de demander des liquidités pour des petites dépenses, le Président possède une caisse appelé "Caisse Relai".
Cette application permet le suivi de cette caisse.
En cliquant sur le personnage dans le @, le fichier est envoyé automatiquement à la trésorière par mél. À charge de faire parvenir les justificatifs correspondant.
La trésorière placera le fichier reçu dans le même répertoire que l'application "Comptabilité" et lorsqu'elle ouvrira cette dernière le fichier sera absorbé par la comptabilité.
Il ne restera plus qu'à le pointer pour que les écritures soient pris en considération. Le fond de caisse est ensuite réajusté.